Agenda en ligne et télésecrétariat : 2 solutions pour s’organiser dans les cabinets médicaux

La gestion du temps est un enjeu très important dans les cabinets médicaux, notamment dans les cabinets partagés.

Il est difficile d’estimer la durée d’un rendez-vous, les médecins risquent de prendre de l’avance ou d’accumuler des retards au fil de la journée. Pour éviter ces problèmes, deux solutions se profilent : le télésecrétariat et la mise en place d’un agenda en ligne. Ces deux solutions informatiques permettent de mieux organiser son planning à tout moment, y compris lorsqu’on est en déplacement.

L’agenda partagé en ligne fait gagner du temps aux médecins

Estimer la durée un rendez-vous est très difficile dans un cabinet médical. De plus, lorsque le cabinet est partagé et les médecins ont des spécialités différentes, cette estimation pose problème aux secrétaires.

La durée des rendez-vous varie d’un patient à l’autre et selon les pathologies. La plupart des patients ont également des questions à poser en plus de la raison principale de leur consultation. C’est ainsi que les retards s’accumulent au fil de la journée et les médecins doivent rester plus longtemps dans leurs cabinets.

Pour optimiser la gestion du temps, les secrétaires ont défini des créneaux horaires pour chaque type de rendez-vous, entre lesquels elles peuvent caler des pauses très courtes. Si le rendez-vous est prolongé, ces pauses serviront de tampons, ce qui permettra de ne pas accumuler des retards trop longs. De plus, de nombreuses secrétaires médicales posent des questions aux patients au sujet de leurs besoins et symptômes, ce qui aide à estimer les créneaux des consultation avec plus grande précision.

De nombreux cabinets médicaux ont opté pour l’agenda en ligne, une solution information qui permet de mieux organiser le temps et avoir la visibilité sur le planning médical à tout moment et à distance. Cet agenda en ligne peut être consulté sur tout type d’appareil, y compris sur les mobiles. De plus, la plupart des agendas en ligne permettent de paramétrer des rappels par email et par SMS. C’est une pratique qui permet d’éviter aux patients les oublis, mais également de prévenir à l’avance en cas d’annulation de RDV. Si le patinent annonce suffisamment tôt son annulation, cela permet de réattribuer son créneau à un autre patient.

Les avantages du télésecrétariat

La présence d’une secrétaire est très importante pour la prise en charge efficace des appels. La secrétaire peut répondre à tout moment aux appels, y compris pendant que le médecin est en consultation ou en déplacement. Grâce à un logiciel, les médecins ont une parfaite visibilité sur les mises à jour dans leurs planning quotidien. De plus, elle peut accueillir les patients à leur arrivée, ce qui est bénéfique pour l’image du cabinet.

Certains médecins optent pour le télésecrétariat, qui permet une prise de rendez-vous à tout moment, le jour comme la nuit. Ainsi, l’agenda peut se remplir même en dehors des horaires du cabinet. Le fait de déléguer les appels à une secrétaire comporte plusieurs avantages. Si les appels ont lieu pendant une consultation, cela permet d’éviter les coupures, qui risquent d’entraîner des retards mais également des erreurs.