8 critères à considérer pour bien choisir son logiciel de saisie de données

infoadmin | 02.12.2022 à 00h00Mis à jour le 21.05.2024 à 18h18

À l’heure actuelle, les documents sur papier sont littéralement obsolètes. Afin de rester dans la concurrence, toute entreprise, quels que soient son secteur d’activité et sa taille, doit impérativement passer au digital.

En numérisant ses divers documents, elle les rendra en effet plus sécurisés, et surtout plus accessibles. Pour ce faire, elle doit bien sûr avoir recours à un logiciel dédié à cet effet. Pour saisir ses différentes données dans les règles de l’art, elle ne doit cependant pas opter pour n’importe quel programme. Voici justement les critères à considérer pour choisir le bon.

L’expertise technologique

Avant d’opter pour un logiciel de saisie de données, il est tout d’abord important de s’informer sur l’expertise technologique du fournisseur qui le propose. Celui-ci doit impérativement avoir une expérience approfondie dans l’usage de la technologie pour améliorer la performance opérationnelle, et comprendre les enjeux des processus documentaires au sein des sociétés.

La connaissance du secteur

Il est aussi fortement recommandé de se tourner vers un logiciel proposé par un fournisseur connaissant très bien le domaine en question. Il ne faut pas oublier que chaque organisation a ses propres exigences. En optant pour le programme d’un tel fournisseur, on peut être sûr qu’il est en mesure de toujours y répondre.

La portée des solutions

Comme évoqué précédemment, chaque entreprise a ses propres besoins en matière de saisie de données, et doit ainsi avoir une solution logicielle adaptée à ceux-ci. Il est alors également conseillé d’opter pour une suite de solutions pouvant s’adapter à n’importe quel environnement et situation.

La compatibilité

Lors du choix d’un tel outil, il est d’ailleurs important de vérifier qu’il est compatible avec tous les types de documents électroniques et sur papier. En d’autres termes, il faut s’assurer qu’il donne la possibilité d’accepter des documents dans une gamme complète de canaux électroniques et papier.

Les fonctionnalités

Les fonctionnalités méritent aussi une attention particulière au moment du choix du logiciel en question. Il doit, entre autres, permettre la reconnaissance, l’analyse et l’extraction des différentes données au début de chaque processus. Cela donnera l’occasion d’éliminer les éventuelles exceptions en aval, et donc d’éviter les mauvaises surprises.

Le coût de fonctionnement

Un bon logiciel de saisie de données devrait permettre de faire d’importantes économies d’argent et de temps. Il est alors conseillé de se tourner vers un programme informatique capable de réduire les frais généraux grâce, entre autres, à des frais de licence réduits et au groupage automatique.

Le mode de gestion

Il est en outre essentiel de jeter son dévolu sur un logiciel offrant une gestion centralisée. L’outil doit être à même de centraliser le contrôle et la gestion de la production. Cela aidera à éviter les éventuelles erreurs, et facilitera grandement la tâche des opérateurs de saisie.

La sécurité et la conformité

Enfin, il est de la plus haute importance de choisir un logiciel bien en mesure de garantir la confidentialité des différentes données sensibles de son entreprise. Il doit de ce fait être bien sécurisé et conforme aux normes en vigueur.

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