L'archivage des documents : en quoi ça consiste?

Qu'elle soit privée ou publique, une entreprise doit archiver les documents qui sont liés à son activité. Mais en quoi consiste véritablement l'archivage documents? Nous vous apportons des éléments de réponse à la suite de cet article.

L'archivage documents, plus qu'une obligation légale de stocker

L'archivage documents est une obligation légale. La loi impose en effet aux entreprises de conserver certains documents pendant une durée de temps bien précise. Pour en savoir plus sur la nature de ces documents et la période pendant laquelle ils doivent être conservés rendez-vous sur cette page. Toutefois, qui dit obligation légale de conserver ne dit pas simplement regrouper en un lieu plus ou moins sécurisé les documents concernés.

L'archivage a en effet des enjeux importants pour les entreprises. Les différents documents concernés ont une valeur historique car permettant de pérenniser le patrimoine documentaire d'une structure, mais ils ont surtout une valeur administrative et juridique. Vous pouvez en avoir besoin en tant qu'élément de preuve soit devant un tribunal, soit au cours d'un audit, soit lors d'un contrôle administratif, soit encore dans le pire des cas pour redémarrer l'activité après un sinistre.

Archiver c'est donc trier, classer et ranger. On n’archive pas tout, et on ne se contente pas d'empiler les documents. Ces derniers doivent pouvoir rester accessibles. Ils doivent par ailleurs l'être facilement et rapidement pour accroître l'efficacité de l'entreprise et lui permettre de gagner en temps. L'archivage documents doit en conséquence être bien fait afin d'assurer un traitement optimal des demandes qui peuvent intervenir à tout moment.

La valeur ajoutée d'un spécialiste de l'archivage documents

S'il est possible d'effectuer l'archivage documents sans faire recours à une entité externe, il reste toutefois conseillé et recommandé de se rapprocher d'un spécialiste en la matière. Outre la complexité du contexte actuel qui est principalement due à la coexistence des documents électroniques et des documents papiers, la mise en œuvre d'un système d'archivage efficace qui tient compte de tous les enjeux d'un archivage performant nécessite d'avoir une maîtrise parfaite des règles de l'art.

Comme vous le verrez dans cet article, tout comme pour le stockage des données qui sont d'une importance capitale pour les entreprises, pour l'archivage documents il existe aussi plusieurs solutions. Seul un audit documentaire réalisé par un professionnel peut alors permettre de définir la bonne politique à adopter, soit un archivage physique, soit un archivage électronique. La meilleure solution peut diverger d'une structure à une autre, quoiqu'il soit devenu courant que les deux soient adoptées.

La mission du spécialiste en archivage ne se limite pas toutefois à cet audit. En faisant recours à un professionnel comme archiveco.fr il gèrera aussi tout le processus d'archivage proprement dit, qu’il s’agisse de l’archivage physique, de la numérisation ou de l’archivage électronique. Il exécute ses missions en vous garantissant à chaque fois respect des règles, confidentialité, sécurité et accès facile et rapide en cas de besoin, et ceci que les documents soient conservés dans vos locaux ou dans l'un des locaux dont il dispose sur le territoire.

L'archivage documents n'est pas qu'un simple stockage. Outil de communication, moyen de preuve ou outil de mémoire, les enjeux sont importants, raison pour laquelle il faut archiver de façon optimale et dans le respect des normes édictées.