Quels frais peuvent passer en notes de frais ?

infoadmin | 18.02.2021 à 00h00 • Mis à jour le 01.07.2025 à 20h06

Au moment de dresser son bilan comptable, l'entrepreneur est fréquemment confronté à un problème de taille : quelles dépenses peuvent passer en notes de frais et lesquelles ne sont pas éligibles ?

Parfois, la limite est mince entre le monde professionnel et la vie privée... Attention cependant à ce que les salariés ne confondent pas le portefeuille de l'entreprise avec le leur.

Comme une épée de Damoclès qui voltige au-dessus de votre tête, la question de la pertinence des notes de frais vous donne d'affreux cauchemars. Après avoir lu cet article, votre sommeil redeviendra aussi doux que celui d'un bébé.

Les frais de restauration

C'est une question qui suscite des débats houleux dans les chaumières. Pourquoi payer pour les repas d'un employé ? Pourquoi n'utilise-t-il pas son salaire afin de faire le plein d'énergie ?

La loi s'est penchée sur ce problème et a tranché. Si la distance entre le domicile du salarié et son lieu de travail est trop importante, ce dernier a le droit de percevoir des frais de restauration. Pour l'année 2021, le barème en vigueur est le suivant :

repas obligatoirement pris à l'entreprise : 6,70 € ;
repas dans un lieu externe à la compagnie : 9,30 € ;
repas pris dans le cadre d'un déplacement : 19,30 €.

Pour les salariés, c'est un grand ouf de soulagement. Quelle joie de savoir que leurs repas pourront être passés en notes de frais. Et ce n'est pas tout... Le remboursement des dépenses liés à la gastronomie ne se limite pas aux encas des employés.

En effet, les hommes de loi savent parfaitement que les plus gros contrats se signent autour d'un bon verre de vin. Comment ne pas tenir compte du poids financier des repas d'affaires sur la comptabilité des entreprises ?

Bonne nouvelle : les repas d'affaires sont entièrement remboursables. Si un salarié invite un de ses partenaires dans un restaurant étoilé afin de concrétiser un projet, la facture du repas peut faire office de note de frais. À noter qu'au-delà de 15 000 €, ces dépenses seront imputées aux frais généraux. Plus d’informations sur cette page.

Les frais de déplacement

Péages, frais de stationnement, chambres d'hôtels, déplacements sur des kilomètres, billets de train ou d'avion, repas pris dans des restaurants... Toutes les dépenses liées à un déplacement professionnel peuvent être passées en notes de frais.

Exilé à des kilomètres de son domicile, le salarié est en mesure d'attendre un soutien inconditionnel de son employeur. C'est pourquoi la question ne se pose pas. Si la dépense a été effectuée dans le cadre d'un voyage professionnel, l'entreprise est tenue d'en assumer l'entière responsabilité.

Cas particulier des véhicules personnels utilisés à des fins professionnelles

Dans certaines compagnies, le budget n'est pas suffisant pour doter les salariés mobiles de voitures appartenant à l'entreprise. Dans ce cas de figure, ces personnes n'ont d'autre choix que de se servir de leurs véhicules pour mener à bien leurs missions professionnelles.

Pour dédommager ses employés, l'entreprise leur rembourse les frais kilométriques. Au-travers de notes de frais, il est ainsi possible de se faire rembourser le carburant, les procédures de révision et les primes d'assurance.

Les cadeaux offerts aux clients

Dans le cadre de négociations, il n'est pas rare que des commerciaux offrent des bouteilles de vin ou d'autres présents à de potentiels partenaires. Faisant office d'arguments commerciaux, ces achats sont de facto convertibles en notes de frais.

Sans en abuser, cessez donc de lésiner sur les petites attentions envers les clients. En plus d'être remboursables, ces quelques fleurs peuvent vous rapporter gros...

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