Les étapes de la mise en place d'une RPA

Pour que votre entreprise gagne en efficacité, pensez à adopter la technologie RPA. Vous opérerez ainsi un changement radical au sein de votre organisation. 

Audit interne et étude du marché

Il est indispensable de réaliser un audit interne et une étude du marché avant de mettre en place une RPA. Ainsi, vous orienterez mieux votre projet. Il est vrai que l’automatisation affranchit les employés des processus fastidieux. Toutefois, ce ne sont pas tous les processus qui sont automatisables. En effectuant un audit avant de lancer votre projet, vous étudierez chaque processus et saurez si son automatisation s’impose. A cet effet, vous devrez répondre à un certain nombre de questions. En voici quelques-unes :

∙         Est-ce que l’automatisation d’un processus donné est un facteur déterminant pour que l’entreprise obtienne de bons résultats ?

∙         Quels peuvent être les attributs des processus ?

∙         Est-ce que les données associées favorisent l’automatisation ?

∙         Est-ce que les technologies présentement en place dans votre entreprise sont capables de supporter cette automatisation ?

Notez que l’audit et l’étude dont il est question peuvent prendre de nombreuses semaines, voire des mois. La durée dépend en fait de la taille de votre entreprise et du nombre de tâches à automatiser. Pour mieux évaluer le délai, considérez les échanges que vous aurez avec diverses entités, notamment vos collaborateurs et les spécialistes de la conformité.

Formation des équipes engagées dans le processus

Vos collaborateurs concernés par la RPA doivent être formés afin que des standards soient établis au sein de l’entreprise. Ils seront ensuite appliqués par l’ensemble des équipes. À travers cette formation, les commentaires sont recueillis pour combattre les éventuels freins susceptibles de mettre à mal l’implémentation du projet. Les équipes qui piloteront le projet doivent être préparées aux éventuelles résistances. 

Lors de la formation, il est important de présenter l’automatisation en termes de bénéfices clairs. Plusieurs séances peuvent être nécessaires afin que tous les points du projet soient abordés. L’organisation de celles-ci, la coordination avec les équipes RH ainsi que la réalisation des plans prévus, peut durer de nombreuses semaines. Et c’est au moment de l’application finale que les retombées réelles seront constatables. Le plus important est de bien préparer les équipes. Il est possible que le prestataire choisi propose une solution RPA contenant une formation prête à l’utilisation. Si c’est le cas, les délais seront considérablement réduits.

Préparation des outils RPA indispensables

Tous les outils RPA qui seront utilisés dans le cadre du projet doivent être préparés et prêts à servir. Durant la formation, les équipes pourraient être instruites sur la bonne façon de mettre en pratique ces différents outils. Il en existe plusieurs types dont les exemples suivants :

Outils de sécurité 

Il est possible de sécuriser certains systèmes de sécurité afin d’améliorer des processus et diminuer le nombre d’accidents ainsi que les pertes de temps et d’argent. Les limiteurs de portée, les caméras de recul, les dispositifs de sécurité pour les systèmes à bascules et les systèmes de détection d’obstacle sont autant d’outils de sécurité intégrables au projet.

 Outils de gestion des ressources humaines 

Ils permettent d’automatiser une multitude de tâches en entreprise. C’est le cas des demandes de congés, de la mise à jour des données du personnel et la gestion des dossiers salariés et la génération de documents tels que le contrat de travail.

Gestion de la communication

Il est primordial d’inclure la communication dans le plan de votre projet RPA. À partir de celle-ci, vous pourrez prévoir les transmissions de premières informations en amont des différentes étapes du plan. L’ajout d’une période de demande de feedbacks est recommandé. Et tout ceci devrait couvrir intégralement le déploiement. L’évaluation des effets de l’automatisation des tâches dans votre entreprise est un point à ne pas oublier. En tenant compte de ces informations, vous serez à même de communiquer sur divers points relatifs à votre marque.

Dans le cadre de la gestion de cette communication, il est bon de prévoir un délai pour la collecte des informations. Celles-ci seront ensuite diffusées aux contacts ou simplement enregistrées dans la base de données. Au cas où cela aurait un impact sur les fournisseurs, l’ajout d’un délai supplémentaire est envisageable.