La réunion est une pratique indispensable pour toutes les entreprises dans la mesure où elle permet d’améliorer la productivité d’un groupe. Comme chaque réunion nécessite un temps particulier à tous les participants, il est donc indispensable que ce temps consommé ait un impact sur la productivité de l'entreprise. Explications.

La réunion est une pratique indispensable pour toutes les entreprises dans la mesure où elle permet d’améliorer la productivité d’un groupe. Comme chaque réunion nécessite un temps particulier à tous les participants, il est donc indispensable que ce temps consommé ait un impact sur la productivité de l’entreprise. Dans cette optique, des outils technologiques peuvent mieux dynamiser les réunions pour de meilleurs résultats. Explications.

Comment favoriser les échanges des participants ?

Certes, cela peut devenir très ennuyeux quand une réunion ne se résume qu’à écouter un chef. Et lorsqu’une réunion tourne dans ce sens, il est difficile d’en devenir productif. Il faut savoir qu’une réunion représente un moment d’échange dans le but d’accomplir un objectif fixé. Et il faut justement rappeler cet objectif durant les réunions et les échanges sont plus que nécessaires pour cet accomplissement. Ainsi, pour favoriser les échanges lors des réunions, il est possible d’utiliser des logiciels pour mieux communiquer. Ces logiciels permettront à l’organisateur de mieux départager les équipes qui participeront à la réunion. Aussi, comme l’organisateur s’assure de la participation des convives, il se doit de les encourager à intervenir et prendre en compte les idées énumérées. Pour ce faire, il pourra utiliser un TBIpour pouvoir modifier fréquemment les idées notées. Il veillera aussi à ce que les échanges restent dans la thématique annoncée et recadrera également les interventions trop longues. Pour finir, l’organisateur se doit aussi de ne pas perdre en vue la gestion du temps de la réunion.

La construction du compte rendu en live

Comme la réunion a lieu d’être pour faire évoluer une entreprise, il devient indispensable de partager les idées reçues afin de prendre une décision ensemble. Cela concerne plus particulièrement les actions à prendre, c’est-à-dire répondre aux questions qui, quoi, quand et comment. Ce qui fait qu’il va donc falloir mettre en forme le fruit des échanges et des engagements pris dans un document qui va servir de synthèse pour les organisateurs et les participants. Pour ce faire, le mieux serait de construire le document au fur et à mesure de la réunion. Ce dernier va servir de levier d’accord et d’engagement collectif à l’opposé d’un compte rendu conçu après la réunion qui n’est pas une manière optimale dans le pilotage de décision. Pour ce faire, il existe des outils logiciels qui facilitent l’enregistrement des étapes d’une réunion pour faciliter l’écriture du compte-rendu par la suite.

Varier les formats pour une réunion

Il existe en effet de nombreuses méthodes qui permettent de rendre une réunion plus productive. Certaines de ces méthodes contribuent davantage à la créativité ou la concentration tandis que d’autres optimisent les interactions et le temps. Il est donc utile de varier les formats à utiliser et de les choisir en fonction des besoins de la réunion et de ses participants. A titre d’exemple, il est intéressant d’essayer le « stand up meeting » qui consiste à réaliser une réunion tout en étant debout, qui permet de mieux se focaliser sur les problématiques mais aussi de limiter la durée de la réunion, étant donné que rester debout est fatiguant. Il est également possible d’effectuer des réunions plus interactives en utilisant un TBI qui est tout simplement parfait pour rendre une présentation plus animée.