L’Entreprise Content Management : plusieurs atouts pour les organisations

infoadmin | 12.10.2021 à 00h00Mis à jour le 29.11.2022 à 09h46

Les entreprises sont des générateurs de contenus en grande quantité, 

Les documents, des factures et autres données physiques en tout genre. Avec l’avènement du numérique, leur gestion devient plus facile. Des solutions existent actuellement pour les dématérialiser et les sécuriser. C’est justement le but de l’ECM ou Enterprise Content Management.

 

ECM : quelle approche ?

Le principal objectif de l’ECM est d’optimiser la gestion des documents physiques au sein d’une entreprise en les transformant en informations électroniques grâce à diverses techniques modernes. Des outils révolutionnairessont utilisés par les spécialistes en la matière. L’instauration de cette politique de management de contenus doit respecter des étapes précises. La procédure inclut, tout d’abord, la saisie de données. Il s’agit de la conversion proprement dite du physique vers le format numérique et de l’organisation des fichiers suivant un ordre logique et facilement consultable. Les différents opérateurs doivent alors pouvoir y accéder selon leur niveau d’accréditation et les moduler si nécessaire. Grâce aux logiciels dédiés, des modifications, ou de légères rectifications peuvent être apportées aux documents numérisés. Les administrateurs ont aussi la possibilité d’autoriser ou de restreindre les consultations en fonction des besoins de l’organisation.

Bien évidemment, une bonne stratégie de gestion de contenu d’entreprise ECM doit également prendre en compte le stockage. Les informations ont besoin d’être enregistrées dans un espace numérique dédié. Le Cloud est aujourd’hui ce qui se fait de mieux, et plusieurs entités y ont recours. Cela permet d’avoir plus de flexibilité lorsque les équipes souhaitent consulter, peu importe où ils sont. En ce qui concerne la conservation sur le long terme, il est question des fichiers dont les données ne sont pas susceptibles d’être fréquemment modifiées. Enfin, il y a aussi la partie livraison, se basant sur les méthodes de diffusion des informations auprès des différentes branches concernées (en interne, aux clients et aux partenaires).

 

Les principaux avantages de l’ECM

Adopter une solution ECM, c’est donner les moyens à son entreprise d’évoluer et de se dynamiser. Il est évident que travailler sur papier devient de plus en plus contraignant. Plusieurs risques et problèmes sécuritaires peuvent en découler. Trop de documents physiques ralentissent aussi la réalisation des processus en interne. Les collaborateurs perdent, en effet, de précieuses heures à classifier les dossiers ou à fouiller dans les piles de paperasses. De plus, il existe désormais des réglementations qui poussent les organisations à devoir se moderniser. Ainsi, en plus de gagner du temps, ces dernières gagnent aussi en efficacité et réduisent leur taux d’erreur.

La question de la confidentialité et de la sécurisation des informations constitue également des enjeux importants pour toute entité publique ou privée. Désormais, il est plus facile de réglementer les échanges de données. Les accès peuvent être configurés afin que chacun puisse consulter uniquement à ce qu’il a besoin de voir et non au-delà. De plus, les pertes ou la destruction de certains documents coûtent quand même assez cher, surtout pour les reconstituer. La digitalisation est donc un moyen de faire des économies à un certain niveau. Des prestataires externes peuvent être mandatés pour gérer les contenus d'une organisation.

  • Partager :
  • Réagir :

Découvrez également

Pourquoi mettre en place des stratégies en chaîne logistique ?

Pourquoi mettre en place des stratégies en chaîne logistique ?

Posté le 25/11/2022 Par infoadmin

La chaine logistique est importante pour la création de valeur ajoutée dans une entreprise. 

Pourquoi faire appel à une agence de rédaction de contenu ?

Pourquoi faire appel à une agence de rédaction de contenu ?

Posté le 18/03/2022 Par infoadmin

Vous savez que les agences de rédaction web s’occupent de rédiger des articles de tout genre. 

RoHS et REACH travaillent ensemble

RoHS et REACH travaillent ensemble

Posté le 24/02/2022 Par infoadmin

REACH est une législation horizontale qui contrôle les risques associés aux substances chimiques tout au long de leur cycle de vie.

Transporter son ordinateur en toute sécurité : quel sac acheter ?

Transporter son ordinateur en toute sécurité : quel sac acheter ?

Posté le 29/12/2021 Par infoadmin

On a souvent du mal à trouver le bon sac pour transporter son ordinateur pour aller travailler ou pour voyager.

Zoom sur l’importance du suivi de performance pour les plateformes digitales

Zoom sur l’importance du suivi de performance pour les plateformes digitales

Posté le 20/10/2021 Par infoadmin

Adopter une politique d’amélioration est essentiel pour les entreprises qui exploitent des sites web ou des applications connectées.

Vos réactions

Poster un commentaire

Restez connectés !

  • Commentaires récents

© 2022 Tootinfo. Tous droits réservés.

Conception et développement par Softibox