Zeendoc ou la solution de gestion électronique des documents

infoadmin | 13.07.2019 à 00h00Mis à jour le 03.06.2020 à 07h49

Vous devez consulter un document dans l'urgence sur votre ordinateur. Seulement, vous ne savez plus exactement dans quels dossier ou sous-dossier vous l'aviez mis.

Il existe pourtant des techniques efficaces qui permettent de pallier de tels désagréments. En réalité, lorsqu'on est bien organisé, on s'évite maints problèmes au quotidien. Découvrez dans cet article le tour d'horizon d'une solution de gestion électronique des documents.

La gestion électronique des documents, qu'est-ce que c'est ?

La démocratisation des matériels de communication informatique et la dématérialisation progressive des documents amènent les collectivités, les entreprises et les professions libérales à produire de plus belle des documents électroniques. La gestion électronique des documents est donc un processus qui permet d'exploiter au mieux lesdits documents numériques. Au sein d'une organisation, l'objectif est de rendre les travaux quotidiens assez simples. Lorsque vous mettez en œuvre un tel système, vous n'aurez plus à chercher dans tous les sens les documents dont vous avez besoin. Tout est classé et minutieusement rangé. En conséquence, les processus en entreprise s'en trouvent harmonisés. Ils sont désormais facilement contrôlables d'autant plus que la gestion électronique des documents renforce les circuits de validation.

Comment effectuer une gestion électronique efficace de ses documents ?

Le procédé de la gestion électronique des documents se met en œuvre en quatre étapes à savoir :

  • L'acquisition des documents ;

  • Le traitement des documents ;

  • Le stockage des documents ;

  • La diffusion des documents.

L'outil Zeendoc permet par exemple de mettre en œuvre de façon efficace le processus susdécrit. En pratique, il sert à mieux organiser les informations contenues dans les classeurs de l'entreprise qui l'adopte. Ces informations sont scrupuleusement synthétisées, classées puis partagées. De cette manière, vous pouvez dire adieu aux longues recherches que vous faisiez avant de trouver un document dont l'emplacement vous a échappé. Toute l'information de l'entreprise est désormais à portée de clic. Elle peut être partagée avec des collaborateurs externes. Les collaborateurs internes peuvent également s'échanger des documents en un clic.

Quels sont les avantages d'une bonne gestion électronique documentaire ?

Les bénéfices de la mise en œuvre d'une gestion électronique des documents sont légion. Concrètement, vous réduisez non seulement le temps accordé à vos tâches administratives, mais vous économisez également sur les coûts de traitement. L'entreprise optimise ainsi son efficacité opérationnelle. En réalité, l'information est accessible en mode SaaS. Ainsi, elle n'est plus sujette à la limite géographique. Vos collaborateurs peuvent donc travailler depuis n'importe quel endroit. On assiste alors à l'augmentation de la productivité. Prenons l'exemple de l'assurance complémentaire pour illustrer. L'activité est très consommatrice de papier. Elle génère un volume important de document au quotidien : réponses aux clients, gestion de demandes d'indemnisation, suivi des réclamations... L'utilisation d'un outil de gestion électronique de documents permet de mieux gérer contrats, devis et dossiers clients. De même, les processus internes sont automatisés et la relation client s'améliore. En plus de la fidélisation de sa clientèle, l'assureur gagne en compétitivité et il se démarque de ses concurrents.

En résumé, il est important d'utiliser un outil efficace de gestion électronique documentaire. Ce dernier est avantageux à tous égards pour son utilisateur. L'accès rapide et efficace à l'information, le grain de temps et d'argent ainsi que l'amélioration de la productivité sont les maîtres-mots qui caractérisent la mise en œuvre d'une gestion électronique des documents.

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