Logiciel gestion des rendez-vous

À l’ère du numérique, l’utilisation d’un agenda papier ou d’un tableur Excel ne suffit plus pour améliorer la gestion de la relation client ou patient.

Afin de répondre aux besoins des professionnels, même les plus exigeants, de nombreux éditeurs de programmes informatiques ont mis au point des outils à la fois pratiques et performants en matière d’utilisation et de mobilité.

Les principaux avantages d’un logiciel de gestion des rendez-vous

Il s’agit particulièrement du logiciel de gestion des rendez-vous. Également appelé logiciel planning, cet outil innovant et intuitif offre de nombreuses fonctionnalités comme la prise de rendez-vous par internet. Il suffit donc aux clients/patients de se connecter sur Internet pour fixer une réservation, soit depuis un ordinateur, soit via un Smartphone ou une tablette.

Opter pour un logiciel planning, c’est avant tout choisir un outil facile d’utilisation qui s’adapte à tout type de profil d’utilisateur. Que vous soyez novice en informatique ou à un niveau avancé, vous pouvez utiliser cette solution de planification sans problème, que ce soit au bureau, en réunion, en déplacement, etc.

Un gain de temps considérable

L’utilisation d’un tableur Excel traditionnel est souvent compliquée et demande du temps. Grâce à un logiciel de gestion des rendez-vous, vous pouvez organiser votre planning de travail et celui de vos collaborateurs en quelques clics. Selon qu’il soit gratuit ou payant, cet outil peut fournir de multiples fonctionnalités pour gérer vos rendez-vous de façon optimale. Les logiciels moyennant un abonnement mensuel disposent par exemple d’une option de prise de rendez-vous par internet. Vos clients/patients pourront ainsi réserver l’heure et la date qui leur conviennent à tout moment et où qu’ils soient, et cela, en fonction de vos disponibilités. Ils bénéficieront également d’un rappel des rendez-vous par sms pour éviter les oublis.

Une gestion de la relation client optimale

La gestion de la relation client est une étape cruciale dans l’optimisation du chiffre d’affaires d’une entreprise. Elle demande une meilleure anticipation des rendez-vous pour offrir aux clients tout ce dont ils ont besoin : services, produits, conseils… N’oublions pas qu’un rendez-vous bien organisé permet d’améliorer la fidélisation client. Grâce à l’utilisation d’un logiciel de planning, vous pouvez vous assurer la disponibilité du personnel et des équipements nécessaires (salles de réunion, véhicules en cas de déplacement, etc.) lors de la prise de rendez-vous. Le logiciel agenda permet également de mieux préparer la rencontre grâce aux diverses informations que vous avez préalablement inscrites sur votre planning numérique : notes, liens vers le dossier des clients…

Comment choisir un logiciel gestion des rendez-vous ?

Pour chaque métier, exemple un logiciel planning spa intègre des fonctionnalités différentes. Quoi qu’il en soit, l’idéal est d’opter pour une solution qui répond parfaitement à vos exigences selon votre domaine d’activité. Sachez qu’un logiciel de planning est conçu pour offrir une facilité d’utilisation optimale, donc aucune installation ni mise à niveau n’est nécessaire. Un bon logiciel agenda offrira ainsi des options complètes pour mieux vous organiser tout en améliorant votre chiffre d’affaires. Il doit par exemple disposer d’un bouton de prise de rendez-vous en ligne pour permettre à vos clients/patients de fixer eux-mêmes leur rendez-vous comme bon leur semble comme par exemple www.mesRDVpro.com. De plus, il doit être doté d’un rappel des rendez-vous par sms ou via e-mail. Ce module optionnel est indispensable et permet d’éviter les rendez-vous oubliés. Vos clients/patients recevront automatiquement des notifications via leur téléphone ou dans leur boîte mail quelques heures ou la veille de la rencontre. À noter que seuls les logiciels moyennant un abonnement mensuel disposent de ces fonctionnalités avancées. Les logiciels libres ne vous permettent que de profiter de quelques options pour gérer uniquement votre planning quotidien. Au bout d’une période d’essai (1 à 3 mois), vous devrez acheter le logiciel.