Machine à affranchir : l’essentiel à savoir

Inutile de faire un rappel sur les avantages tirés de l’utilisation d’une machine à affranchir. 

Il s’agit d’un outil très pratique qui facilite grandement le quotidien des responsables du traitement du courrier. Il faut bien comprendre le fonctionnement d’une machine à affranchir pour pouvoir l’utiliser avantageusement.

À quoi sert une machine à affranchir ?

Aujourd’hui, les machines à affranchir sont devenues indispensables. Disponibles dans différents formats, elles permettent, notamment, de simplifier les démarches liées au traitement du courrier. Elles répondent parfaitement aux nouveaux besoins postaux, notamment en matière d’efficacité et de rapidité. En utilisant une machine à affranchir, le temps consacré au traitement des lettres, des courriers et des mailings devient plus court. Il sera ainsi possible de réaliser des économies considérables lors de la réalisation de ces tâches. Également, les coûts y afférents seront moins importants. Il n’est plus nécessaire de coller des timbres, et encore moins de se déplacer ou d’attendre au bureau de la Poste. En clair, les tâches deviennent plus simples et moins contraignantes.

L’utilisation d’une machine à affranchir constitue un atout considérable pour les responsables de la gestion du courrier administratif, surtout s’il y en a beaucoup. Très concrètement, elle permet de peser, mais aussi d’imprimer rapidement et efficacement une empreinte d’affranchissement. Elle remplace le timbre sur une étiquette ou une enveloppe. Doté d’une balance connectée, cet appareil évite le suraffranchissement. L’empreinte imprimée permet de rendre l’image de son courrier plus professionnelle. Les différentes informations (flamme publicitaire, mention postale, etc.) qui y sont indiquées facilitent la gestion des plis non adressés. Il s’agit, pour rappel, d’une tâche administrative réservée à la Poste. En s’affranchissant de son courrier, les dépenses postales seront plus maîtrisées. Il faudra juste choisir un outil adapté à ses besoins.

Zoom sur les différents types de machines à affranchir

Il est important de souligner que l’utilisation d’une machine à affranchir est réservée à des professionnels qualifiés. Il en existe plusieurs modèles, fabriqués et commercialisés en France. Il s’agit indéniablement d’un équipement administratif très utile et disponible uniquement en location. L’usage d’une machine à affranchir doit toujours faire l’objet d’un accord conventionnel. Le contrat de location sera signé par trois acteurs : la Poste, l’entreprise cliente et le concessionnaire. Peu importe la machine utilisée, celle-ci nécessite des cartouches spécifiques. Il est possible d’en commander chez une entreprise spécialisée. Pour ce faire, il suffit de visiter le site web du prestataire choisi. Il peut également s’agir d’une boutique en ligne.

Il est vivement conseillé d’acheter sa cartouche machine à affranchir sur Internet. C’est plus rapide et plus pratique. Quoi qu’il en soit, les machines à affranchir sont tellement nombreuses. De ce fait, il n’est pas toujours facile de faire le bon choix. Elles peuvent, heureusement, être classées selon leurs volumes de plis pris en charge. Les machines à faible volume sont présentées sous l’appellation « tpMAc ». Celles qui ont un volume intermédiaire appartiennent à la catégorie des « pMAc ». Le terme technique « MAI » désigne les machines disposant d’un fort volume. Elles affichent une vitesse de traitement oscillant entre 800 et 1 000 courriers par jour. De ce fait, elles sont parfaitement adaptées à un usage professionnel.